Главная »  Порядок рассмотрения обращений граждан в Главном управлении юстиции Челябинской области »  Порядок рассмотрения обращений граждан в Главном управлении юстиции Челябинской области

Порядок рассмотрения обращений граждан в Главном управлении юстиции Челябинской области

I. Общие положения

  1. Порядок рассмотрения обращений граждан в Главном управлении юстиции Челябинской области (далее - Порядок) определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, систему взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Главного управления юстиции Челябинской области (далее – Главное управление), другими государственными органами и организациями Челябинской области, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Главном управлении.
  2. Нормативные правовые акты, являющиеся основанием для разработки Порядка рассмотрения обращений граждан в Главном управлении:
    1. Конституция Российской Федерации;
    2. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
    3. Устав (Основной закон) Челябинской области;
    4. Закон Челябинской области от 27.08.2009 г. № 456-ЗО «О рассмотрении обращений граждан».
  3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется начальником Главного управления, первым заместителем начальника Главного управления, заместителями начальника Главного управления.
  4. Организация работы с обращениями граждан возложена на отдел делопроизводства. В Главном управлении рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении Главного управления в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Челябинской области.

Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан, поступивших в том числе в электронной форме, и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется отделом делопроизводства по адресу: 454080, город Челябинск, проспект Ленина, дом 81.

Телефон для справок в отделе делопроизводства:8 (351) 265-56-56.

Адрес интернет-сайта Главного управления: www.just74.ru (рубрика «Интернет-приемная»).

Информация о приеме граждан размещена на официальном интернет-сайте (рубрика «Обращения граждан»).

О фактах коррупции в Главном управлении необходимо сообщать по телефону (351) 265-69-00 (бесплатный).

5. Круг заявителей.

Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

II. Требования к Порядку рассмотрения обращений граждан

6. Сроки рассмотрения письменных обращений граждан.

Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен начальником Главного управления, первым заместителем начальника Главного управления, заместителями начальника Главного управления, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», начальник Главного управления, первый заместитель начальника Главного управления, заместители начальника Главного управления вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Рассмотрение письменных обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав детей, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится не позднее 15 рабочих дней со дня их регистрации в Главном управлении.

7. Требования к письменному обращению граждан.

Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа исполнительной власти – Главное управление юстиции Челябинской области, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

8. Условия, сроки и время личного приема граждан в Главном управлении.

Личный прием граждан в Главном управлении ведет начальник Главного управления, первый заместитель начальника Главного управления, заместители начальника Главного управления, начальник отдела обеспечения судебного делопроизводства в соответствии с графиком приема граждан утверждаемым начальником Главного управления.

Непосредственную организацию личного приема граждан в Главном управлении и консультации граждан о порядке проведения личного приема осуществляет отдел делопроизводства ежедневно с 8.30. до 17.30., кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день – с 8.30. до 16.15.

График личного приема граждан доводится до сведения населения путем размещения его на информационном стенде в помещении Главного управления, а также на официальном сайте Главного управления в сети Интернет, средствах массовой информации.

Предварительная запись на прием к начальнику Главного управления производится в отделе делопроизводства на основании письменного заявления гражданина.

Специалисты отдела делопроизводства оказывают информационно-консультационную помощь.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

9. Требования к помещениям и местам, предназначенным для рассмотрения обращений граждан.

Помещения, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

Рабочие места служащих, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции в полном объеме, обеспечивается доступ в сеть Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.

Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами и материалами, оборудоваться стульями, столами, необходимым количеством мест для ожидания приема, питьевой водой.

Результатом рассмотрения обращения гражданина является предоставление заявителю письменного ответа по существу поставленных вопросов или уведомления о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Результатом рассмотрения устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

10. Перечень оснований для отказа в рассмотрении обращения.

Обращение не рассматривается по существу, если:

1) в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

2) в обращении обжалуется судебное решение, и оно в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

3) в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В таком случае оно вправе быть оставленным без ответа по существу поставленных в нем вопросов с сообщением гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

4) текст письменного обращения не поддается прочтению. Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

5) в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Главного управления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Главное управление или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

6) ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Главное управление или соответствующему должностному лицу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения действий по рассмотрению обращений граждан.

11. Последовательность действий:

1) прием письменных обращений граждан;

2) прием сообщений о фактах коррупции в Главное управление на «Телефон доверия («горячая линия»)»;

3) прием от граждан (пользователей информации) запросов о предоставлении информации о деятельности Главного управления;

4)  регистрация поступивших письменных обращений граждан;

5)  направление обращений граждан исполнителю на рассмотрение;

6)   рассмотрение обращений граждан;

7) личный прием граждан;

8) постановка обращений граждан на контроль;

9) продление срока рассмотрения обращений граждан;

10) оформление ответов на обращения граждан;

11) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан;

12) формирование подборок материалов по обращениям граждан и их хранение в архиве.

Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении 1 к настоящему Положению.

12. Прием письменных обращений:

1) основанием для начала рассмотрения письменного обращения гражданина является личное обращение гражданина в Главное управление или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов;

2) обращение может быть подано непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу, с использованием иных средств связи;

3) обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел делопроизводства Главного управления;

4) прием письменных обращений непосредственно от граждан производится служащими отдела делопроизводства Главного управления. По просьбе обратившегося гражданина на копии его заявления ставится входящий штамп Главного управления с указанием даты приема заявления и сообщается телефон для справок;

5) обращения, поступившие по факсу, по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений;

6) поступившие обращения граждан подлежат ежедневному учету их количества в «Журнале учета обращений граждан» и распределению между структурных подразделений Главного управления.

13. Прием сообщений о фактах коррупции в Главном управлении на «Телефон доверия («горячая линия»)»:

1) «Телефон доверия («горячая линия»)» Главного управления обеспечивает гражданам возможность обращаться по телефону с сообщениями о фактах коррупции в Главном управлении.

2) прием сообщений осуществляется на бесплатный телефон: (351) 265-69-00. Информация о телефоне размещена на официальном сайте Главного управления;

3)  регистрацию поступивших сообщений осуществляет в журнале регистрации ответственный специалист отдела государственной службы и кадров Главного управления;

4) сообщения, не содержащие информации о фактах коррупции в Главном управлении, не рассматриваются;

5) сообщения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, не рассматриваются;

6) ответственный специалист отдела государственной службы и кадров Главного управления составляет краткую аннотацию на поступившее сообщение;

7) сообщения, содержащие факты коррупции в Главном управлении, направляются в течение 7 дней с момента регистрации в отделе государственной службы и кадров на рассмотрение в Прокуратуру Челябинской области или Главное Управление Министерства внутренних дел России по Челябинской области в соответствии с компетенцией;

8) материалы по рассмотрению информации, поступившей на «Телефон доверия («горячая линия»)», журнал регистрации, информация на электронном носителе хранятся согласно номенклатуре дел в течение 5 лет.

14. Прием от граждан (пользователей информации) запросов о предоставлении информации о деятельности Главного управления:

1) запросы гражданина (физического лица) (далее именуется - пользователь информации) поступают в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа;

2) запросы, направленные по почте, поступившие по телеграфу, факсу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел делопроизводства;

3) прием письменных запросов непосредственно от пользователей информации производится работниками отдела делопроизводства;

4) запросы регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в «Журнале учета обращений граждан»;

5) ежедневно зарегистрированные запросы с резолюцией начальника Главного управления, первого заместителя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления передаются в структурные подразделения Главного управления на рассмотрение в соответствии с компетенцией;

6) запросы могут быть рассмотрены непосредственно в структурных подразделениях Главного управления, в соответствии с их компетенцией;

7) запрос информации по вопросам, не относящимся к компетенции Главного управления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации соответствующему должностному лицу, в соответствующий орган государственной власти или готовится разъяснение за подписью начальника Главного управления, первого заместителя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления;

8) должностное лицо, которому направлен запрос, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в пункте 10 настоящего Порядка;

9) доступ пользователей информации к информации о деятельности Главного управления ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена в установленном федеральным законом порядке к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну;

10) поступившие в Главное управление запросы рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе делопроизводства;

11) информация предоставляется в порядке, установленном статьями 7 и 19 Федерального закона от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

15. Регистрация поступивших письменных обращений граждан:

1) поступившие в отдел делопроизводства письменные обращения граждан регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в «Журнале регистрации обращений граждан»;

2) приложенные к обращению документы (паспорта, трудовые книжки и другие), денежные знаки, ценные бумаги на хранение не принимаются. Составляется акт, подписываемый начальником отдела делопроизводства и двумя работниками отдела делопроизводства. Акт также составляется в случаях, если в конверте нет документа, упомянутого автором письма, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружено письменное вложение;

3) служащий, осуществляющий регистрацию обращений, проставляет в правом нижнем углу первой страницы письма регистрационный штамп «Главное управление юстиции Челябинской области» с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации (в случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение), прочитывает обращение, выявляет поставленные заявителем вопросы, проверяет обращение на повторность, осуществляет подбор предыдущих обращений;

4) ежедневно зарегистрированные обращения передаются начальнику Главного управления, первому заместителю начальника Главного управления, заместителям начальника Главного управления на рассмотрение в соответствии с компетенцией;

5) обращения списываются «в дело» за подписью первого заместителя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления в случае, если:

в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник Главного управления, первый заместитель начальника Главного управления, заместители начальника Главного управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Главное управление или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

текст письменного обращения не поддается прочтению. Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в Главное управление или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

6) обращения, в которых поднимаются вопросы, не входящие в компетенцию Главного управления, направляются на рассмотрение по принадлежности за подписью начальника Главного управления, первого заместителя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления с уведомлением об этом гражданина.

16.  Направление обращений граждан исполнителю на рассмотрение:

1) письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главного управления, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам;

2) за подписью первого заместителя начальника Главного управления готовятся разъяснения (сообщения, уведомления) в случае, если:

в обращении обжалуется судебное решение;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу (если фамилия гражданина и почтовый адрес поддаются прочтению);

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (в случае принятия решения в соответствии с частью 5 статьи  11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

17. Рассмотрение обращений граждан:

1) обращения рассматриваются непосредственно в структурных подразделениях Главного управления в соответствии с их компетенцией;

2) поступившие в структурные подразделения Главного управления обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в отделе делопроизводства;

3) в случае если обращение направлено на рассмотрение в орган исполнительной власти в соответствии с его компетенцией, оформляется уведомление заявителю о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ;

4) документы, направленные на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение по первому адресу в подлиннике, во второй и последующие – в копиях. Необходимое количество копий документов для отправки готовится документоведом отдела делопроизводства. Контроль за сроками исполнения осуществляет отдел делопроизводства.

Ответ заявителю готовит исполнитель, указанный в резолюции первым, или указание подготовить ответ дается конкретному исполнителю. Соисполнители не позднее 7 дней до истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа;

5) должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 10 настоящего Порядка;

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

6) государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу Главного управления, обязаны в течение 15 дней представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления;

7) должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в пункте 10 настоящего Порядка;

8) если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ, но содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

18. Личный прием граждан:

1) консультации граждан о порядке проведения личного приема в Главном управлении осуществляет отдел делопроизводства;

2) консультации граждан осуществляются в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность, служащими отдела делопроизводства, отвечающим за организацию личного приема. Время ожидания в очереди не более 15 минут;

3) служащий отдела делопроизводства консультирует заявителя не более 15 минут, разъясняя порядок разрешения его вопроса, оформляет карточку личного приема гражданина на бумажном носителе (приложение 2), составляет краткую аннотацию обращения и результат приема («разъяснено», «направлено по компетенции», «удовлетворено»);

4) проводится проверка истории обращений гражданина, осуществляется подборка всех имеющихся в отделе делопроизводства материалов, касающихся данного заявителя;

5) если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главного управления, гражданину дается разъяснение, куда ему следует обратиться;

6) личный прием осуществляется на основании графика приема граждан, который утверждается начальником Главного управления;

7) запросы о дополнительных документах и материалах, необходимых для проведения личного приема, в установленном порядке направляются в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу за подписью должностного лица, которое будет проводить личный прием;

8) материалы к личному приему: оригинал письменного обращения, составленного в ходе личного приема, оформленная карточка личного приема, другие предоставленные гражданином документы не менее чем за 2 дня до даты его проведения передаются должностному лицу, ведущему личный прием, копии документов остаются в отделе делопроизводства;

9) во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме;

10) обращение гражданина, переданное в ходе личного приема, рассматривается в установленном порядке как письменное обращение;

11) по окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу;

12) в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

13) если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, то ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

14) должностное лицо, ведущее личный прием, принимает решение о постановке обращения на контроль;

15) после завершения личного приема должностными лицами и согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, готовятся сопроводительные письма, которые передаются на подпись должностному лицу, проводившему личный прием.

Служащий отдела делопроизводства осуществляет рассылку документов исполнителям (оригинал письменного обращения, сопроводительное письмо, копия карточки личного приема – первому исполнителю, копии всех вышеперечисленных документов – второму и последующим исполнителям);

16) по итогам приема в карточке личного приема делается отметка о результатах приема;

17) информация о принятых мерах по обращениям граждан на личном приеме направляется на ознакомление должностному лицу, осуществлявшему личный прием.

Если не поступает дополнительных поручений, материалы снимаются с контроля должностным лицом, проводившим личный прием.

Если должностное лицо дает дополнительное поручение, то в карточке личного приема делается отметка о продлении срока, но не более чем на 30 дней. Материалы направляются исполнителю, который обязан уведомить гражданина о продлении срока.

19. Постановка на контроль обращений граждан:

1) на контроль ставятся обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов;

2) контроль осуществляется за исполнением поручений по обращениям, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, из Аппарата Правительства Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Челябинской области, из редакций средств массовой информации, Правительства Челябинской области;

3) на обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение проставляется штамп «На контроле»;

4) контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют специалисты отдела делопроизводства;

5) по истечении срока рассмотрения обращения служащие отдела делопроизводства делают напоминание исполнителям об истечении срока исполнения.

20. Продление срока рассмотрения обращений граждан:

1) в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года      № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней;

2) срок рассмотрения обращений, стоящих на контроле в Главном управлении, продляется путем направления исполнителем уведомления в адрес должностного лица Главного управления давшего поручение и заявителя с указанием причины продления.

Обращение гражданина, поступившее в Главное управление и поставленное на контроль, может быть снято с контроля только тем должностным лицом, которое давало поручение;

3) срок рассмотрения обращений, стоящих на контроле в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации и иных федеральных органах государственной власти (далее именуются – вышестоящие органы власти), продляется путем направления уведомления за подписью должностного лица Правительства Челябинской области, давшего поручение. Заявитель в обязательном порядке уведомляется исполнителем о продлении срока рассмотрения обращения с указанием причин продления.

Контрольное обращение считается исполненным только после направления подписанного Губернатором Челябинской области или его заместителями ответа в вышестоящий орган государственной власти.

Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается;

4) в случае продления срока рассмотрения обращения в Журнале учета обращений граждан и в регистрационной карточке делается соответствующая отметка.

21. Оформление ответов на обращения граждан:

1) ответ подписывается должностным лицом, которому направлялось обращение на рассмотрение;

2) ответы в федеральные органы государственной власти об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан подписывает начальник Главного управления или первый заместитель начальника Главного управления.  Проект ответа готовит ответственный исполнитель;

3) текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы.

При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению гражданина;

4) в ответах на обращения, поставленные на контроль, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

На коллективные обращения ответ направляется одному из граждан с просьбой сообщить о принятом решении другим заявителям;

5) к ответу прилагаются подлинники документов, приложенные к обращению, если в нем содержится просьба об их возврате. Если в обращении не содержится просьба о возврате документов, они хранятся в деле;

6) ответы оформляются на бланках Главного управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона;

7) подлинники обращений граждан в федеральные органы государственной власти возвращаются при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки;

8) если на обращение дается промежуточный ответ, то заявитель уведомляется о продлении срока рассмотрения обращения;

9) ответ за подписью ответственного исполнителя поступает в отдел делопроизводства, который производит подборку всех материалов, относящихся к рассмотрению данного обращения.

10) в отделе делопроизводства проверяется правильность оформления ответа. При необходимости ответ возвращается исполнителю для доработки;

11) если соблюдены требования к оформлению, ответ с подборкой материалов передается должностному лицу, которое принимает решение о дальнейшей работе с обращением (дается дополнительное поручение или обращение снимается с контроля);

При поступлении ответа в отдел делопроизводства ставится дата поступления ответа и заносится его краткое содержание и результат рассмотрения обращения («удовлетворено», «разъяснено», «отказано», «меры приняты»). Подборка материалов направляется должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения;

12) обращения, снятые с контроля, помещаются в архив;

13) подборка материалов в архиве хранится под номером, присвоенным во время регистрации обращения.

22. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан:

1) при рассмотрении обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

2) предоставление информации о ходе рассмотрения обращений граждан осуществляет отдел делопроизводства;

3) информация предоставляется во время устных консультаций ответственным специалистом отдела делопроизводства, а также по телефону;

4) информация предоставляется по следующим вопросам:

о поступлении, дате регистрации и регистрационном номере обращения;

о направлении обращения на рассмотрение в уполномоченный орган;

о продлении срока рассмотрения обращения;

об отказе в рассмотрении обращения;

о результатах рассмотрения обращения;

информация о нормативно-правовых актах, регулирующих работу с обращениями граждан; порядке работы с обращениями граждан в Главном управлении; графике приема граждан сотрудниками Главного управления;

5) справочная информация по рассмотрению обращений граждан предоставляется заявителям ежедневно с 8.30. до 17.30., кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день – с 8.30. до 16.15.;

6) при получении запроса по телефону служащий отдела делопроизводства:

называет наименование органа, в который обратился гражданин;

представляется и предлагает гражданину представиться;

выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу поставленных вопросов;

при невозможности ответить на поставленный вопрос в момент обращения предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в определенное время;

7) во время беседы с заявителем служащий отдела делопроизводства должен четко произносить слова, избегать «параллельных» разговоров с окружающими людьми.

23. Формирование подборок материалов по обращениям граждан и их хранение в архиве:

1) обращения граждан, ответы и копии ответов, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела и располагаются в хронологическом порядке;

2) сформированные дела помещаются для хранения в архиве, где располагаются с учетом номера, присвоенного во время регистрации.

Допускается оформление отдельных папок по многократным обращениям одного гражданина, «прямым линиям», «выездным приемам» и в других случаях;

3) подборки документов по обращениям, поставленным на контроль, хранятся в отдельных папках до истечения контрольного срока. После снятия с контроля документы помещаются в текущий архив;

4) архивные документы хранятся 5 лет в архиве Главного управления;

5) документы граждан, обращавшихся в Главное управление два и более раза, хранятся в архиве под регистрационным номером последней переписки;

6) исполнителям запрещается изымать из переписки документы;

7) выдача копий документов по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.

Скачать

Обнаружив в тексте ошибку, выделите её и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Дата публикации: 30 октября, 2014 [05:40]
Дата изменения: 22 ноября, 2016 [10:53]